Comment organiser une réunion multilingue ?

Si vous êtes une société internationale ou que vous travaillez dans le secteur de la recherche ou de l’éducation, vous serez certainement amené à organiser une réunion avec des personnes de nationalités différentes, qui ne parlent donc pas la même langue : c’est ce que l’on appelle une réunion multilingue. Comment s’organiser pour que la communication soit fluide et efficace lors d’une réunion multilingue ? Voici nos conseils.

Pourquoi organiser une réunion multilingue ?

Dans plusieurs situations, vous pourrez être amené à organiser une réunion multilingue. Par exemple, si vous souhaitez communiquer avec des fournisseurs, clients ou prestataires pour discuter une stratégie d’import ou d’export de vos produits, organiser une réunion multilingue sera très utile. De même, si vous êtes une société internationale et que vous souhaitez réunir vos effectifs pour discuter de la stratégie de l’entreprise et de ses résultats, vous pourrez organiser une réunion multilingue. Enfin, dans différents secteurs comme celui de la recherche, vous aurez régulièrement besoin d’organiser des conférences multilingues pour exposer vos avancées.

L’organisation d’une réunion multilingue est toutefois plutôt compliquée car il faut prendre en compte à la fois la différence de langue, mais aussi la différence de culture entre les différents participants. C’est pourquoi le système d’interprétation mis en place pour traduire les discours doit être plus qu’une simple traduction littérale.

Quel système d’interprétation mettre en place lors d’une réunion multilingue ?

Pour surmonter la barrière de la langue et s’assurer que les discours tenus lors de la réunion multilingue soient bien compris de tous les participants, il est important de mettre en place un système d’interprétation.

Le système d’interprétation choisi dépendra en grande partie de la configuration linguistique de la réunion. Si aucun des participants ne parle la même langue, on pourra choisir d’assigner à chaque groupe linguistique un interprète. Bien sûr, l’interprète devra maîtriser la culture du pays de la personne à qui il va traduire votre discours pour s’assurer que sa traduction soit plus qu’une simple traduction littérale et qu’elle traduise également la communication muette.

Si vous pouvez trouver une langue commune aux participants, comme par exemple l’anglais, assurez-vous que chaque participant maîtrise cette langue. Sinon, ils risquent de ne pas comprendre une partie de votre discours ou même de mal l’interpréter. Attention à ne pas supposer que les participants maîtrisent tous l’anglais, même si vous avez l’habitude de communiquer avec eux en anglais : il y a une différence entre savoir écrire des mails et tenir une courte conversation professionnelle en anglais et participer à un débat ou comprendre une conférence en anglais.

Les différents systèmes de traduction simultanée

La traduction simultanée est le meilleur choix pour que tous les participants puissent comprendre ce qui est dit en temps réel lors d’une réunion multilingue. On distingue plusieurs systèmes de traduction simultanée :

• l’interprétation simultanée classique en cabine, où des interprètes sont isolés dans une cabine avec leur casque, écoutent le discours et traduisent ce qui est dit en temps réel. La traduction est transférée directement dans le casque des participants. Les micros des interprètes et la gestion du son sont intégrés à la cabine. Une variante de ce système consiste à intégrer ces éléments de gestion à une « cabine de table », ouverte, où l’interprète prend place pour traduire ;
• les solutions de conférence : souvent disponibles sous forme de kit, ces systèmes câblés incluent des micros pour les interprètes mais aussi pour les participants, ce qui permet d’interagir.

Quel système d’interprétation simultanée privilégier en fonction du type de réunion multilingue ?

Si vous avez un budget serré, on recommande d’opter pour un système de traduction simultanée classique en cabine. Toutefois, le choix de ce système implique d’avoir une salle de réunion assez grande pour pouvoir isoler les interprètes dans des cabines (de préférence insonorisées) pour éviter la cacophonie !

Si vous organisez une réunion multilingue qui implique une interaction, comme un débat, un conseil d’administration, une conférence avec questions ouvertes, etc., alors il faudra choisir le système conférence, qui permet aux participants d’interagir (et d’être traduit).

Pour les petites réunions multilingues, vous pourrez toujours opter pour un kit d’interprétation simultanée portable, accessible en termes de prix mais peu pratique s’il y a un grand nombre de participants.